10.2.2合同管理的主要内容

    在信息系统工程监理工作中，合同管理是监理最主要的任务之一。合同管理的工作内容包括:

(1)拟定信息系统工程的合同管理制度，其中应包括合同草案的拟定、会签、协商、修改、审批、签署、保管等工作制度及流程;

    (2)协助建设单位拟定信息系统工程合同的各类条款，参与建设单位和承建单位的谈判活动;

    (3)及时分析合同的执行情况，并进行跟踪管理;

    (4)协调建设单位与承建单位的有关索赔及合同纠纷事宜。

    归纳起来，监理工作在合同管理中的主要内容由三部分组成，即合同的签订管理、合同的档案管理和合同的履行管理。

    1.合同的签订管理

    合同的签订管理是指监理协助建设单位与承建单位、设备材料供应单位等各方之间的各种合同进行分析、谈判、协商、拟定、签署等。

    合同分析是合同签订中最重要的内容和环节，是合同签订的前提。监理工程师应对工程承建、共同承担风险的合同条款、法律条款分别进行仔细的分析解释。同时也要对合同条款的更换、延期说明、投资变化等事件进行仔细分析。合同分析和项目检查等工作要与其联系起来。合同分析是解释双方合同责任的根据。

  .监理工程师在订立合同的过程中要按条款逐条分析，如果发现有对建设单位产生风险较大的条款，要增加相应的抵御条款。要详细分析哪些条款与建设单位有关、与承建单位有关、与项目检查有关、与工期有关等，分门别类地分析各自责任和相互联系的关联要素，做到一清二楚，心中有数。

    信息系统工程合同是承建单位进行项目建设和建设单位支付价款的依据，其客体是信息系统工程项目。信息系统工程合同的签订管理就其外在形式来看，应当确保其采用书面形式。

    根据《中华人民共和国合同法》(以下简称《合同法》)的规定，信息系统工程合同应当采用书面形式，这是因为信息系统工程合同一般具有合同标额大、合同内容复杂、履行期较长等特点，如果采用口头合同，‘一旦发生纠纷则难以举证，不易分清责任。采用书面形式，一方面可以使合同双方权利义务固定化，从而减少纠纷，便于合同的履行，另一方面如果合同双方发生纠纷，也便于人民法院分清是非，进而确定责任。所以，根据《合同法》的规定，信息系统工程合同应该属于要式合同，只能采用书面形式。

    信息系统工程项目具有投资大、工期长、技术复杂、受时间和环境影响大、不可预见性因素多的特点。信息系统工程合同应尽量做到内容完整，条款详尽，表述明确、严密。为此，合同谈判人员要在合法、依法、平等原则的基础上，通过对信息系统工程信息的调研与反馈，制定出严密、周详、可行的谈判方案。

    2.合同的履行管理

合同的履行管理是指监理工程师对合同各方关于合同约定的工期、质量和费用、争议解决及索赔处理等工作的管理。

    1)履约管理的依据—合同分析

    合同分析是从执行的角度分析、补充、解释合同，将合同目标和合同规定落实到合同实施的具体问题上和具体事件上。

    (1)分析合同漏洞，解释争议内容。

    信息系统工程实施的情况是千变万化的，再标准的合同也难免会有漏洞，找出漏洞并加以补充，可以减少合同双方的争执。另外，合同双方争执的起因往往是对合同条款理解的不一致，分析条文的意思，就条文的理解达成一致，才能为索赔工作打开通道。

    (2)分析合同风险，制定风险对策。

    界定和确认项目所承担的风险是什么、风险影响程度的大小，才能找到对策和措施去控制风险、规避风险。

    (3)分解合同并落实合同责任。

    主要是加强合同的交底工作，项目监理部对所有的合同均进行交底，以会议与书面相结合的形式向监理人员介绍各个合同的承包范围、各方的责任与义务、合同的主要经济指标、合同存在的风险、履约中应注意的问题，将合同责任进行分解，具体落实到承建单位和建设单位。同时，设置专职合同管理人员，对项目各部门的履约情况进行管理、分析犷协调各部门的联系，这样可加大合同管理的力度，提高全员合同管理的意识。

    2)履约管理的方式—合同控制

    合同控制指为保证合同所约定的各项义务的全面完成及各项权利的实现，以合同分析的成果为基准，对整个合同实施过程的全面监督、检查、对比、引导及纠正的管理活动。

    合同的控制方法分为主动控制和被动控制。主动控制是预先分析目标偏离的可能性，拟订和采取预防性措施，以保证目标得以实现;被动控制是从合同的执行中发现偏差，对偏差采取措施及时纠正的控制方式。

    合同控制的首要内容是对合同实施情况进行追踪，追踪的对象包括:

    (1)具体的合同事件。包括项目的质量、工期、成本。

    (2)承建单位的工作。对承建单位的项目缺陷提出意见，提出警告，责成他们改进。

    ·建设单位是否及时下达命令，做出答复，及时支付项目款项。

    ·总体情况，如整体项目的秩序如何，已完项目是否通过验收，有无大的项目事        故，进度是否出现拖期，计划和实际成本有无大的偏差等。

通过追踪收集、整理，能反映出实际状况的各种资料和数据，如进度报表、质量报告、成本和费用收支报表等，将这些信息与工程目标、合同文件进行对比分析，对偏差进行处理，进行调整。偏差处理和调整可以采取管理措施，如派遣得力的管理人员，也

可以采取技术措施，如采取更有效的实施方案或新技术，也可以采取经济措施对工作人员进行经济激励。在各种补救措施都无法达到目的时，最有效的措施是合同措施，包括找出承建单位或建设单位的责任，建议通过索赔降低受损方的损失。

    3)履约管理的保证—合同监督

    合同监督就是要对合同条款经常与实际实施情况进行比对，以便根据合同来掌握项目的进展。保证设计、开发、实施的精确性，并符合合同要求。合同监督的另一个重要的内容是检查解释双方来往的信函和文件，以及会议记录、建设单位指示等，因为这些内容对合同管理是非常重要的。合同的监督管理具体工作有体现在如下几个方面:

    (1)建立合同及信息管理制度，各方对项目的所有指令、批复、报告均以书面形式进行，并全部归档。

    (2)跟踪检查合同的执行情况，督促各方严格履行合同。

    (3)严格按规定的程序和时限对合同工期的延误和延期进行审核确认。

    (4)严格按规定的程序和时限对合同变更、索赔等事宜进行审核确认。

    (5)根据合同约定，审核承建单位提交的支付申请，签发付款凭证。

    (6)对项目质量、数量、内容任何形式的变动，均须总监理工程师审核同意，并报建设单位批准后，项目变更通知书方能生效。

    (7)及时、详尽记录不可抗力发生时的现场情况。

    (8)协调、处理合同争端，及时记录和纠正承建单位的违约行为。

    4)履约管理的重点—项目索赔管理

    在信息系统工程建设市场中，竞争非常激烈。由于信息系统工程的高技术特性，许多建设单位对信息技术的了解有限，合同在实施过程中的不确定性多，对信息系统工程的合同理解很容易出现争议，这些因素造成合同履行困难。

   索赔管理是信息系统工程合同管理工作中的最后一个环节，它包括索赔和反索赔。由于索赔和反索赔没有一个明确的标准，只能根据实际情况为依据进行实事求是的评价分析，从中找出索赔的理由和条件。如果档案管理得不好，索赔工作就很难开展。

    项目索赔是在合同的履行过程中，合同一方因对方不履行合同所设定的义务而遭受损失时，向对方提出的赔偿要求。索赔的内容包括:根据权利而提出的要求;索赔的款项;根据权利而提出法律上的要求。

    项目索赔遵循索赔程序，在索赔证据确凿的条件下，都可以根据合同向承建单位或建设单位提出索赔并得到损失的补偿。因而，合同管理是索赔管理的依据，依据合同条款明确而清楚的说明，项目索赔才能成立。

监理工程师在信息系统工程合同管理的过程中，应弄清各类合同中的每一项内容，因为合同是项目的核心，特别是大型项目，因实施时间较长，一定要用文件记录代替口头协议。项目细节文件的记录应包括下列内容:信件、会议记录、建设单位的规定、指示、更换方案的书面记录及特定的现场情况等。

    在信息系统工程实施过程中，项目监理部合同管理人员要认真研究合同条件，关注信息系统工程建设动态，在合同履行出现困难时，积极找寻索赔依据，计算出索赔费用，及时提出合同索赔建议，做好索赔的协调工作。在分包合同履行中，项目监理部也应加强合同管理，积极进行合同交底及合同履行的跟踪管理工作，在施工过程中注意正确履行监理的责任，严格控制索赔和反索赔事件的发生。

    总之，随着市场经济的不断发展，信息系统工程建设的市场不断规范，信息产业不断发展，国家质量管理和意识的不断增强，合同管理的水平将不断提高和完善。有效的合同管理能使妨碍双方关系的事件得到很好的解决，才能更好地实现信息系统工程项目监理工作的目标。

    3.合同档案的管理

    合同档案的管理，也即合同文件管理，是整个合同管理的基础。所有与合同有关的文件都是重要的文字依据，合同管理人员必须及时填写并妥善保存经有关方面签证的文件和单据，并建立合同档案数据库，以免在合同履行中发生纠纷时缺少有关的文字根据。

信息系统工程合同包含各方面的文件，概括起来主要有:

    (1)建设单位负责提供的实施、开发所需的技术资料、数据及图纸等:

    (2)建设单位负责供应的设备、材料及软件到位时间和规格、数量、质量情况的备忘录;

    (3)综合布线或网络系统集成中隐蔽工程检查验收记录;

    (4)质量事故(如有的话)鉴定证书及其采取的处理措施记录;

    (5)项目中间环节交工的验收文件;

    (6)项目进度加快或工期缩短及提前竣工收益分享协议;

    (7)与项目质量、与结算等有关的资料和数据;

    (8)建设单位、‘承建单位代表和总监理工程师定期会谈的记录，建设单位或总监理工程师的书面指令，建设单位、承建单位双方与监理单位的来往信函，包括与合同有关的各种实施进度报表等。

    合同档案的管理包括两个类别的合同，即建设单位与监理单位之间签订的监理合同管理，以及建设单位与承建单位签订的业务合同管理。下面叙述的合同档案管理方法，如果没有特别说明适用于这两类合同的管理。

    1)建立监理工作的合同档案管理体系

合同管理体系，就是监理单位从上向下建立起一支专业管理队伍，实行系统的合同管理。作为独立法人的监理单位，建立合同档案专门的管理机构，是内部管理机构。各项目监理部也设立专职合同管理人员，在业务上隶属于企业合同档案管理的专门机构。

监理单位在建立合同档案专门管理机构的同时，应制定合同档案管理办法，将合同档案管理系统的职责、权利和分工，用内部管理规定的形式确立下来。

    合同档案的管理是一个非常细致的工作，在制定合同档案管理实施细则时，需要对合同档案的管理目的、管理范围、管理方式进行规定，进而进一步规定合同档案的管理体制、合同档案的管理机构与人员责任、文件材料的形成和归档方式、合同档案的整理、合同档案的保管、合同档案的鉴定与统计等内容。

    2)制定监理工作的合同档案管理制度

    除了有专门的合同档案管理机构外，监理单位还必须建立一套完善的、可行的、合理的合同档案管理制度。这些制度包括:

    (1)合同的审查批准制度。

    针对监理合同的管理，监理单位在监理合同签订前还应实行审查、批准制度。即在各业务部门会签后，送交合同专门管理机构或法律顾问审查，再报请法人代表签署意见，明确表示同意对外正式签订合同。通过严格的手续，使合同签订的基础更加牢靠。

    (2)印章管理制度。

    针对监理合同的管理，监理合同专用章是代表企业在经营活动中对外行使权力、承担义务、签订合同的凭证。因此，企业对合同专用章的使用、保管要有严格的规定，要建立合同使用登记记录，合同专用章要由合同管理人员专门保管、签印，实行专章专用，尤其不准在空白合同上加盖印章。凡外出签订合同应由合同专用章的管理人员与办理签约的人一同前往签约。如合同专用章管理人员利用合同专用章谋取个人私利，应追究其行政或法律责任。

    (3)合同的统计考察制度。

    合同统计考查制度就是利用科学方法、利用统计数字反馈合同订立及履行情况。通过对统计数字的分析:总结经验，找出教训，为企业经营决策提供重要的依据。

    合同统计的内容二般包括中标率、谈判成功率、合同履行率等等指标。

    (4)合同的信息管理制度。

    监理工作涉及的合同由于种类多，数量大，变更频繁，人为管理效率低，可能还会出错，必须借助先进的手段建立计算机信息系统来管理，才能达到档案化、信息化。计算机信息系统能保证正确分析合同管理情况，适应中国经济的发展趋势。

    3)监理工程师必须掌握合同管理的知识

    监理工程师是项目监理的实施者，信息系统工程监理的主要依据在于合同，掌握合同管理的有关知识是顺利开展信息系统工程监理工作必备的素质。

4)合同档案管理的具体工作

    (1)收集、整理、统计、保管监理工作在各项活动中形成的全部档案，清点库存。

    (2)按有关规定做好档案留存与销毁的鉴定工作。鉴定工作由监理单位有关负责人、资产清算机构负责人、主要业务部门负责人和档案部门负责人等组成的鉴定小组主持，对档案进行直接鉴定。

    (3)对拟销毁的档案建立销毁清册，经监理单位负责人和企业资产清算机构负责人审核，建设单位主管部门批准，方可销毁。销毁档案须二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

    (4)按照档案的去向分别编制移交和寄存档案的目录。