10.3.3索赔的处理

    索赔处理程序是指承建单位向建设单位提出索赔意向，调查干扰事件，寻找索赔理由和证据，计算索赔值，起草索赔报告，通过谈判、调解或仲裁，最终解决索赔争议。建设单位未能按合同约定履行自己的各项义务，或发生错误以及应由建设单位承担的其他情况，造成工期延误和(或)承建单位不能及时得到合同价款及承建单位的其他经济损失，承建单位可按一定的程序以书面形式向建设单位索赔。

    1.索赔的程序

    (1)索赔事件发生约定时间内，向建设单位和监理单位发出索赔意向通知。

(2)发出索赔意向通知后约定时间内，向建设单位和监理单位提出延长工期和(或)补偿经济损失的索赔报告及有关资料。

    (3)监理单位在收到承建单位送交的索赔报告及有关资料后，于约定时间内给予答复，或要求承建单位进一步补充索赔理由和证据。

    (4)监理单位在收到承建单位送交的索赔报告和有关资料后约定时间内未予答复或未对承建单位作进一步要求，视为该项索赔已经认可。

    (5)当该索赔事件持续进行时，承建单位应当阶段性向监理单位发出索赔意向，在索赔事件终了约定时间内，向监理单位送交索赔的有关资料和最终索赔报告。索赔答复程序与上述(3). (4)规定相同，建设单位的反索赔的时限与上述规定相同。

    2.索赔报告的编写

    1)索赔报告的内容

    索赔报告的具体内容，随该索赔事件的性质和特点而有所不同。但从报告的必要内容与文字结构方面而论，一个完整的索赔报告应包括以下四个部分。

    (1)总论部分

    一般包括内容为:序言;索赔事项概述;具体索赔要求索赔报告编写及审核人员名单。文中首先应概要地论述索赔事件的发生日期与过程，承建单位为该索赔事件所付出的努力和附加开支，承建单位的具体索赔要求。在总论部分，附上索赔报告编写组主要人员及审核人员的名单，注明有关人员的职称、职务及实施经验，以表示该索赔报告的严肃性和权威性。总论部分的阐述要简明扼要，说明问题。

    (2)根据部分

    本部分主要是说明自己具有的索赔权利，这是索赔能否成立的关键。根据部分的内容主要来自该项目的合同文件，并参照有关法律规定。该部分中承建单位应引用合同中的具体条款，说明自己理应获得经济补偿或工期延长。

    根据部分的篇幅可能很大，其具体内容随各个索赔事件的特点而不同。一般地说，根据部分应包括以下内容:索赔事件的发生情况;已递交索赔意向书的情况;索赔事件的处理过程;索赔要求的合同根据;所附的证据资料。

    在写法结构上，按照索赔事件发生、发展、处理和最终解决的过程编写，并明确全文引用有关的合同条款，使建设单位和监理单位能够历史地、逻辑地了解索赔事件的始末，并充分认识该项索赔的合理性和合法性。

    (3)计算部分

    索赔计算的目的，是以具体的计算方法和计算过程，说明自己应得经济补偿的款额或延长时间。如果说根据部分的任务是解决索赔能否成立，则计算部分的任务就是决定应得到多少索赔款额和工期。前者是定性的后者是定量的。

在款额计算部分，承建单位必须阐明下列问题:索赔款的要求总额;各项索赔款的计算，如额外开支的人工费、产品费、管理费和所失利润;指明各项开支的计算依据及

证据资料，承建单位应注意采用合适的计价方法。至于采用哪一种计价法，应根据索赔

事件的特点及自己所掌握的证据资料等因素来确定。其次，应注意每项开支款的合理性，

并指出相应的证据资料的名称及编号。切忌采用笼统的计价方法和不实的开支款额。

    (4)证据部分

    证据部分包括该索赔事件所涉及的一切证据资料，以及对这些证据的说明，证据是

索赔报告的重要组成部分，没有翔实可靠的证据，索赔是不能成功的。

    索赔证据资料的范围很广，它可能包括项目实施过程中所涉及的有关政治，经济、

技术、财务资料，具体可进行如下分类:

    ·政治经济资料 重大新闻报道记录如地震以及其他重大灾害等;重要经济政策        文件，如税收决定、海关规定、工资调整等;政府官员和项目主管部门领导视察时的讲话记录等。

    ·实施现场记录报表及来往函件 监理工程师的指令;与建设单位或监理工程师        的来往函件和电话记录;现场实施日志;每日出勤的人员和产品报表;完工验收记录;实施事故详细记录;实施会议记录;实施材料使用记录本;实施质量检查记录;实施进度实况记录;实施图纸收发记录:索赔事件的详细记录本; 实施效率降低的记录等。

    ·项目财务报表 实施进度月报表及收款记录;索赔款月报表及收款记录;产品、设备及配件采购单:付款收据;收款单据;项目款及索赔款迟付记录;迟付款利息报表;向分包商付款记录;会计日报表;会计总账:财务报告;会计来往信件及文件等。

    在引用证据时，要注意该证据的效力或可信程度。为此、对重要的证据资料最好附以文字证明或确认件。例如，对一个重要的电话内容，仅附上自己的记录本是不够的，最好附上经过双方签字确认的电话记录;或附上发给对方要求确认该电话记录的函件，即使对方未给复函，亦可说明责任在对方，因为对方未复函确认或修改，按惯例应理解为他己默认。

    2)索赔报告编写的一般要求

    索赔报告是具有法律效力的正规的书面文件夹。对重大的索赔，最好在律师或索赔专家的指导下进行。编写索赔报告的一般要求有以下几方面:

    (1)索赔事件应该真实。索赔报告中所提出的干扰事件，必须有可靠的证据来证明。对索赔事件的叙述，必须明确、肯定，不包含任何估计的猜测。

(2)责任分析应清楚、准确、有根据。索赔报告应仔细分析事件的责任，明确指出索赔所依据的合同条款或法律条文，且说明承建单位的索赔是完全按照合同规定程序进行的。

    (3)充分论证事件造成承建单位的实际损失。索赔的原则是赔偿由事件引起的承建单位所遭受的实际损失，所以索赔报告中应强调由于事件影响，使承建单位在实施程中所受到干扰的严重程度，以致工期拖延，费用增加;并充分论证事件影响实际损失之间的直接因果关系，报告中还应说明承建单位为了避免的减轻事件影响和损失已尽了最大的努力，采取了所能采用的措施。

    (4)索赔计算必须合理、正确。要采用合理的计算方法的数据，正确地计算出应取得的经济补偿款额或工期延长。计算中应力求避免漏项或重复，不出现计算上的错误。

    (5)文字要精炼、条理要清楚、语气要中肯。索赔报告必须简洁明了、条理清楚、结论明确、有逻辑性。索赔证据和索赔值的计算应详细和清晰，没有差错而又不显繁琐。语气措辞应中肯，在论述事件的责任及索赔根据时，所用词语要肯定，忌用“大概”、“一定程度”、“可能”等词汇;在提出索赔要求时，语气要恳切，忌用强硬或命令式的口气。

    3)索赔报告的审查

    (1)监理工程师审核承建单位的索赔申请。接到承建单位的索赔意向通知后，监理工程师应建立自己的索赔档案，密切关注事件的影响，检查承建单位的同期记录，随时就记录内容提出他的不同意见或他希望应予以增加的记录项目。监理工程师审查与评估的关注点包括:

    ·费用索赔申请报告的程序、时限符合合同要求;

    ·费用索赔申请报告的格式和内容符合规定;

    ·费用索赔申请的资料必须真实、齐全、手续完备;

    ·申请索赔的合同依据、理由必须正确、充分;

    ·索赔金额的计算原则与方法必须合理、合法。

    (2)在接到正式索赔报告后，认真研究承建单位报送的索赔资料。首先在不确定责任归属的情况下，客观分析事件发生的原因，重温合同的有关条款，研究承建单位的索赔证据，并查阅相应的同期记录。通过对事件的分析，监理工程师再依据合同条款划清责任界限，如有必要，还可以要求承建单位进一步提供补充资料。尤其是对承建单位与建设单位或监理单位都负有一定责任的事件，更应划出各方应承担合同责任的比例。最后再审查承建单位提出的索赔补偿要求，剔除其中的不合理部分，拟定自己计算的合理索赔款额和工期展延天数。

    (3)需要明确索赔成立条件，依据合同内涉及索赔原因的各条款内容，归纳出监理工程师判定承建单位索赔成立的条件为:

    ·与合同相对照，事件己造成了承建单位成本的额外支出，或直接工期损失;

·造成费用增加或工期损失的原因，按合同约定不属于承建单位应承担的行为责        任或风险责任;

    ·承建单位按合同规定的程序，提交了索赔意向通知和索赔报告。

    上述三个条件没有先后主次之分，应当同时具备;只有监理工程师认定索赔成立后，才按一定程序处理。

    (4)当承建单位的费用索赔要求与项目延期要求相关联时，总监理工程师在做出费用索赔的批准决定时，应与项目延期的批准联系起来，综合做出费用索赔和项目延期的决定。由于承建单位的原因造成建设单位的额外损失，建设单位向承建单位提出费用反索赔时，总监理工程师在审查索赔报告后，应公正地与建设单位和承建单位进行协商，并及时做出答复。

    3.索赔事件处理的原则

    1)预防为主的原则

    任何索赔事件的出现，都会造成项目拖期或成本加大，增加履行合同的困难，对于建设单位和承建单位双方来说都是不利的。因此，监理工程师应努力从预防索赔发生着手，洞察项目实施中可能导致索赔的起因，防止或减少索赔事件的出现。

    2)必须以合同为依据

    遇到索赔事件时，监理工程师必须以完全独立的裁判人的身份，站在客观公正的立场上审查索赔要求的正当性。必须对合同条件、协议条款等到有详细了解，以合同为依据来公平处理合同双方的利益纠纷。

    3)公平合理原则

    监理工程师处理索赔时，应格守职业道德，以事实为依据，以合同为准绳，做出公正的决定。合理的索赔应予以批准，不合理的索赔应予以驳回。

    4)协商原则

    监理工程师在处理索赔时，应认真研究索赔报告，充分听取建设单位和承建单位的意见，主动与双方协商，力求取得一致同意的结果。这样做不仅能圆满处理好索赔事件，也有利于顺利履行和完成合同。当然，在协商不成的情况下监理工程师有权做出合理决定。

    5)授权的原则

    监理工程师处理索赔事件，必须在合同规定、建设单位授权的权限之内，当索赔金额或延长工期时间超出授权范围时，则监理工程师应向建设单位报告，在取得新的授权后才能做出决定。

    6)必须注意资料的积累

积累一切可能涉及索赔论证的资料，同承建单位、建设单位研究的技术问题、进度问题和其他重大问题的会议应当做好文字记录，并争取会议参加者签字，作为正式文档资料。同时还应建立业务往来的文件编号档案等业务记录制度，做到处理索赔时以事实和数据为依据。

    7)及时、合理地处理索赔

    索赔发生后必须依据合同的准则及时地对单项索赔进行处理。一般情况下，不宜采用所谓“一揽子索赔”处理方式。