14.2.1编制采购计划的输人、输出

    1．输入

    为了保证采购计划的可执行性和有效性，需要下面的依据作为本过程的输入。

    (1)范围基准。

    范围基准描述了项目的需求、依据、要求和当前的边界。它包括下列组成部分。

    ①范围说明书。项目范围说明书包含产品范围描述、服务描述和成果描述、项目

可交付物的清单、验收标准以及可能影响成本估算的技术问题等重要信息。而约束因素

有交付日期、可用的熟练员工和组织政镱。

    ②工作分解结构(WBS)。项目的WBS为项目的基本组成单元、项目可交付物和

它们之间的关系提供直观的图形描述。

    @ WBS词典。WBS词典以及相关的工作说明书描述了项目可交付物与WBS基本

组成单元之间的对应关系。

    项目章程和项目管理计划为项目指明了方向，在编制采购计划时也可以用来作为

参考。

    (2)项目干系人的需求文档。

    项目干系人的需求文档可以包括如下内容。

    ①制定采购计划时，需要考虑的有关项目需求的重要信息。

    @合同和法律方面的要求可能包括健康、安全、安全设施、绩散、环境、保睑、

知识产权、平等就业机会、许可证和许可等。所有这些在制订采购计划时，都要考虑到。

    (3)合作协议。

    组队协议是一个法定的合同协设，指两个或两个以上实体之间形成合作关系、或合

资企业、或者由相关方约定的其他合作协定。协议为每一方定义买方或卖方角色。当新

的商业机会结束时，合作协议也随之结束。只要一个合作协议有效，项目的计划制订过

程在很大的程度上就受其影响。只要合作协议存在于一个项目中，买方和卖方的角色就

要事先确定，像工作范围、其他各方或其他项目的竞争性要求，以及其他关键的问题一

般在合作协议中也被事先确定。

    编制采购计划时，在其他计划可以得到的情况下，需要考虑其他计划。通常应考虑

的其他计划包括成本估算、进度、质量管理计划、现金流预测、可识别风险和计划的人

员配备等。

    (4)风险记录。

    风险记录包括与风险相关的信息，如已识别的风险、风险的成因、风险所有者、风

险分析结果、风险的优先级、风险的分类和风险应对措施。在编制采购计划中，必须考

虑风险因素。风险记录也叫风险登记册。

    (5)与风险相关的合同决定。

    与风险相关的合同决定包括保险、合作、服务和其他条款，一旦发生风险时可以明

确各方应承担的具体责任。

    (6)活动资源要求。

    活动资源要求包括对人员、设备或地点的具体需求的信息。

    (7)项目进度。

    项目进度包含要求的时间期限或者交付日期的信息。

    (8)活动成本估计。

    活动成本估计得出的评估被用来作“自制／外购”比较的基础。活动成本估计也叫活

动成本估算。

    (9)性能价格比基准。

    该基准为预算提供细节。

    (10)事业环境因素。

    影响编制采购计划过程的事业环境因素包括但不限于如下内容。

    ①市场条件。

    ②可从市场得到的产品服务和成果、供应商、供应商过去的绩效，以及它们的绩

效是基于什么样的条款与条件。

    (11)组织过程资产。

    影响编制采购计划过程的组织过程资产包括但不限于如下内容。

    ①正式的采购政策、程序和方针。大多数组织有正式的采购政策和采购部门。当

没有这样的采购支持时，项目团队不得不想办法来自己执行采购活动。

    ②用于制订采购管理计划和选择合同类型的管理系统。

    ⑨基于过去的经验，组织与以往有资格的卖方建立起的多层次的供货商系统。

    2．输出

    编制采购计划过程的主要成果是采购管理讣划，具体的采购活动将依据采购管理计

划进行，采购管理计划简称为采购计划。

    (1)采购管理计划。

    采购管理计划描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程。采购管理计划内容包括

如下方面。

    ①采用的合同类型。

    ②是否采用独立估算作为评估标准，由谁来准备独立估算？何时进行独立估算。

    ③如果项目的执行组织设有采购、合同或者发包部门，项目管理团队本身能采取

哪些行动？

    ④标准的采购文件（如果需要的话）。

    ⑤管理多个供应商。

    ⑥协调采购与项目的其他方面，例如确定进度与绩效报告。

    ⑦冉皂对计划的采购造成影响的任何约束和假定。

    ⑧处理从卖方购买产品所需的提前订货期，并与他们一起协调项目进度制订

过程。

    @进行“自制，外购”决镶，并与活动资源估算过程、制订进度计划过程联系

起来。

    ⑩确定每个合同中规定的可交付成果的日期安排，并与进度制订过程、进度控制

过程相协调。

    Ol确定履约保证金或者保险合同，以减轻项目的风险。

    @为卖方提供指导，以帮助其制订与维护工作分解结构。

    ◎确定用于采购或合同工作说明书的形式和格式。

    @确定通过资格预审的卖方。

    @管理合同和评估卖方的衡量指标。

    根据项目具体情况和需要，一个采购管理计划可以是正式的或非正式的，详细的或

框架性的。采购管理计划是项目总体计划的分计划，对项目的采购管理具有重要的指导

意义。

    (2)采购工作说明书。

    对所购买的产品、成果或服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的部分项目

范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。

    采购工作说明书描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需

的产品、成果或服务的能力。这些细节将随采购物的性质、买方的需要或着预期的合同

形式而变化。采购工作说明书描述了由卖方提供的产品、服务或者成果。

    采购工作说明书中的信息有规格说明书、期望的数量和质量的等级、性能数据、履

约期限、工作地以及其他要求。

    采购工作说明书应写得清楚、完整和简单明了，包括附带的服务描述，例如与采购

物品相关的绩效报告或者售后技术支持。在一些应用领域中，对于一份采购工作说明书

有具体的内容和格式要求。每一个单独的采购项需要一个工作说明书。然而，多个产品

或者服务也可以组成一个采购项，写在一个工作说明书里。

    随着采购过程的进展，采购工作说明书可根据需要修订和更进一步地明确。

表14.1是一个工作说明书的样本。工作说明书应该清楚描述工作的具体地点、完成

的预定期限、具体的可交付成果、付款方式和期限、相关质量技术指标、验收标准等内

容。一份优秀的工作说明书可以让供应商对买方的需求有较为清晰的了解，便于供应商

提供相应产品和服务。

(1)“自制／外购”决定。

    决定项目的哪些产品、服务或成果需要外购，哪些自制更为合适。在确定“自制／

外购”的过程中，为了应对某些已被识别的风险，还要决定是买保险还是履约保证金。

“自制/4'I购”的文档可以简单，只需列出决策的原因与依据即可。当后续的采购活动需

要采用一个不同的途径时，可以参考使用这些决定。

    (2)变更申请。

    编制采购管理计划过程可能导致申请变更，从而可能会引发项目管理计划的相应内

容和其他分计划的更新。对申请的项目管理计划变更（增加、修改和修正）需要整体变

更控制过程进行管理。