13.4.2合同管理的主要内容

    加强合同管理对于提高合同水平、减少合同纠纷、进而加强和改善建设单位和承建

单位的经营管理、提高经济效益，都具有十分重要的意义。它主要包括合同签订管理、

合同履行管理、合同变更管理以及合同档案管理。作为一个重要的管理过程，合同管理

有自己的依据、工具和技术，以及交付物。

    1．合同签订管理

    (l)签订合同的前期调查。

    每一项合同在签订之前，应当做好以下几项工作。

    ①应当做好市场调查。主要了解产品的技术发展状况、市场供需情况和市场价

格等。

    @应当进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查，准确把握对方的真实意图，

正确评判竞争的激烈程度。

    ③了解相关环境，做出正确的风险分析判断。

    (2)合同谈判和合同签署。

    谈判是指人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达成一

致意见的行为和过程。合同谈判的结果决定了合同条文的具体内容。因此，必须重视签

订合同之前的谈判工作。谈判要注意如下三个问题。

    ①要制定切合实际的谈判目标。

    ②要抓住实质问题。只有抓住了问题的实质和关键，才能衡量谈判的难度和距离，

适当调整谈判策略。

    @营造一个平等协商的氛围。

    z．合同履行管理

    (1)台同执行。

    我国《合同法》第8条规定：“依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事

人应当按照约定履行自己的义务，不得私自变更或者解除合同。依法成立的合同，受法

律保护。”有效的合同是当事人遵守的行为准则和合法性根据。对于执行过程中出现的问

题，本着合同签署前的谈判精神和客观情况，按照共赢和互利的原则尽快解决。

    (2)合同纠纷处理。

    由于客观情况的变化和理解沟通等方面的原因，出现合同纠纷是正常的现象。当纠

纷出现后，一定要对纠纷性质进行客观和全面的评价，纠纷产生的原因、现状、后果和

影响都要考虑。对于缺乏诚信的欺诈，一定要义正词严地予以反击：该仲裁和诉讼的，

要尽快收集资料进入法定程序。对于合同诈骗，尽早报案是维护权利的关键。对于能补

救的纠纷，要采取积极的应对措施。变更合同、终止合同都是法律赋予合同当事人的

权利。

    3．合同变更管理

    在大量的工程实践中，由于合同双方现实环境和相关条件的变化，往往会出现合同

变更，而这些变更必须根据合同的相关条款适当地加以处理。如果某一方不理解合同条

款，或不严格执行合同条款，那么该方会发生额外的代价以完成额外的工作任务。

    合同变更的处理由合同变更控制系统来完成。合同变更控制系统包括文书记录工作、

跟踪系统、争端解决程序和授权变更所需的批准级别。合同变更控制系统是项目整体管

理控制变更的一部分。任何合同的变更都是以一定的法律事实为依据来改变合同内容的

法律行为。

    有多种因素会导致合同变更，例如范围变更、成本变更、进度变更、质量要求的变

更甚至人员变更都可能会引起合同的变更，乃至重新修订。

    对于任何变更的评估都应该有变更影响分析。例如，变更将如何影响所采购产品及

服务的范围、进度、质量等，这些影响会不会传递到项目的其他部分？

    变更申请、变更评估和变更执行等必须以书面形式出现。

    合同变更在某种意义上，还应该包括合同的转让和解除，这要视合同实际执行情况

而定。这两种变更需要合同双方当事人协商一致，才可以协议执行。如有重大争议，可

以通过法律或仲裁手段解决。

    按照合同签约备方的约定，合同变更控制系统的一般处理程序如下。

    (1)变更的提出。合同签约各方都可以向监理单位（或变更管理委员会）提出书面

的合同变更请求。

    (2)变更请求的审查。合同签约各方提出的合同变更要求和建议，必须首先交由监

理单位（或变更管理委员会）审查后，提出合同变更请求的审查意见，并报业主。

    (3)变更的批准。监理单位（或变更管理委员会）批准或拒绝变更。

    (4)变更的实施。在组织业主与承包人就合同变更及其他有关问题协商达成一致意

见后，由监理单位（或变更管理委员会）正式下达合同变更指令，承包人组织实施。

    “公平合理”是合同变更的处理原则，变更合同价款按下列方法进行。

    (1)首先确定合同变更量清单，然后确定变更价款。

    (2)合同中已有适用于项目变更的价格，按合同已有的价格变更合同价款。

    (3)合同中只有类似于项目变更的价格，可以参照类似价格变更合同价款。

    (4)合同中没有适用或类似项目变更的价格，由承包人提出适当的变更价格，经监

理工程师和业主确认后执行。

    4．合同档案管理

    合同档案的管理，亦即合同文件管理，是整个合同管理的基础。它作为信息系统项

目管理的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自劝化

工具。项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合

同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档。合同文本是合同内容的载体。

对合同文本进行管理是档案法的要求，也是企业自身的需要。合同文本管理还包括正本

和副本管理、合同文件格式等内容。在文本格式上，为了限制执行人员随意修改合同，

一般要求采用计算机打印文本，手写的旁注和修改等不具有法律效力。