系统集成项目管理工程师教程第2版：沟通渠道及其特点

2。沟通渠道及其特点

沟通渠道矩阵如表12-2所示。

1)纸质文档

纸质文档、电子邮件附件、传真都是纸质文档，能够提供详细的信息，阅读者可以选择仔细阅读还是简单浏览。

2)网页（网站、博客、维基）

该渠道可以面向更多的沟通对象同时发布信息，而且不受地域的限制，更新速度相对较快。利于进行数据搜索，可以提供更广泛的使用，网站方式下信息发布方的控制力较强。

3)电子邮件

该渠道可以快速地进行交流，信件内容可繁可简，信息量可详细可简略，可以发送给特定人，也可以同时发送给多个接收对象。

4)博客

博客利用网络，信息的发布者可以与其他网络用户进行较强的互动，可以根据自己的想法组织文字，建立自己的群体，吸引志同道合者，易于个人维护。

5)维基

维基方式，利用网络，针对同一信息文档，可以由多个作者共同维护，可以跨地域合作（作者）进行，可以匿名进行。信息更新实时性强，信息获得原始资料的来源不受地域和时间的限制，但是采用此方式的管理成本较高，对于文档的控制力较弱。

6)短信

短信利用手机直接进行快速的点对点通信的最好方式，可以利用缩略语实现沟通，接受者开会、开车、睡觉时或者时间紧迫又不能采用语言交流的情况下采用短信方式最好。

7)即时通讯

它可以在任何智能终端上使用，新型的即时通讯软件可以做到电脑、手机、平板电脑上沟通信息的即时更新。信息发送可以进行加密发送，能够及时进行互动，可以传递包括文字内容（包括文件）、语音或视频等多媒体文件。可以利用网络同时与多人进行交流。

8)语音邮件

它属于电子邮件的一种，但是附加了语音附件，显得更加友好，使用成本较低，即时性较好。

9)播客

它利用网络进行语言直播，在没有管制的前提下自由性较强，基本上是单向的，可以建立自己的圈子。信息的接收者可以在任何地点，使用多种设备进行收听，而且成本较低。

10)电话

适合点对点的语言交流，私密性强，技术要求低，即时性强（接通情况下），发起人对时间的控制能力强，沟通成本适中（比面对面的情况，能够节约交通成本和时间成本以及其他费用，如不同城市的两个人打电话谈事比一起到咖啡馆喝着咖啡直接交流要节约费用和时间）

11)电话会议

它是多人在不同地点针对同一信息进行交流较好的方式，可以跨地域、跨时区进行，费用适中，对于参与者的技术要求较低（会用电话就行）。但是电话会议也有一些缺点，如是否能够全部接入参与者是个未知数（如当时对方电话占线、电话被停机、突然外出等），也不能确认是否真正参加会议（如接通电话后在忙着手头的事，而没有认真加入会议）。

12)演讲和发布会

演讲和发布会一般是由权威部门或者个人发布正式信息的主要形式。信息的发布方可以选择发布的形式、时间、地点、材料形式等，同时能够及时获得参与者的反应和态度等。

13)网络真播

它可以用来在网络直播演讲和发布，提供有限的沟通机会（利用文字、电话等其他方式对信息的发布者进行提问）。最大的优势包括：可以大面积的传播会议内容而不受管制，可以管理发布的音视频以及文字资料的内容，费用适中，对信息的接收方技术要求较低（根据选择的网络和软件系统而定）。

14)面对面交谈

它是非常好的进行个人对个人的交流机会，能够促进建立良好的个人关系，交换信息、想法和情感，即时性强。

15)面对面的征询或参与性会议

对于收集信息，引导参会者提供想法和积极参与讨论时，是一种较好的方式。能够面对面的获得信息、想法，而且能够及时获得参与者的态度和反应，还可以与参与者建立良好的关系，解决一些群体性问题，达成一致意见，甚至取得统一的行动方案。

16）视频会议

同时进行多地域、多人的实时沟通会议（包括音频、视频、文字资料），能大幅节约会议费用（与传统会议形式相比，非本地参会者无需住宿费，参与者的交通费、会场租赁费等都不会产生），实时性较强。

以上每一种沟通渠道的选择都应该针对具体问题进行具体分析，在分析的基础上再选择合适的沟通渠道，在进行沟通的过程中，采用多种渠道的混合方式可能更好。不过在进行沟通的过程中，不同对象、不同阶段，可以选择不同的沟通渠道，或者有不同的侧重。

在所有的沟通渠道的选择上，会议方式是最为常见的一种（包括传统会议、电话会议、视频会议、混合型会议），我们需要特别注意，进行会议的时候，需要同时召集多人（或组织）针对某些特殊的信息进行交流，不论是在一个地点举行，还是通过电话或者网络召开异地会议，会议的管理和控制都是非常重要的。会前有准备：事前安排好参会人员、时间、地点、会议议程、相关资料发放，参会人员会前准备等；会中有控制；会议进行中，如无特殊原因，应如期召开，按照会议议程进行。会议有主持；会后有结论；会议结束后，有会议纪要发放，有讨论结论等。