14.1.2．采购管理的主要过程

    项目采购管理不仅包括合同管理和变更控制过程，也要执行合同中约定的项目团队

应承担的合同义务。

    采购管理包括如下几个过程。

    (1)编制采购计划。决定采购什么，何时采购，如何采购。

    (2)编制询价计划。记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供

应商。

    (3)询价、招投标。获取适当的信息、报价、投标书或建议书。

    (4)供方选择。审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判

最终合同。

    (5)合同管理和收尾。管理合同以及买卖双方之间的关系，审核并记录供应商的绩

效以确定必要的纠正措施并作为将来选择供应商的参考，管理与合同相关的变更。合同

收尾的工作是：完成并结算合同，包括解决任何未决问题，并就与项目或项目阶段相关

的每项合同进行收尾工作。

    以上的5个采购管理过程，将在本章的14.2—14.6节予以详细的介绍。这5个采购

管理的过程被此交互作用，并与其他知识领域中的过程相互作用。根据项目的实际情况，

每一个过程可能需要一人、多人或者集体的共同努力。如果项目被划分成为阶段，每一

个过程在项目中至少出现一次，并可在项目的一个或更多阶段中出现。虽然这几个过程

在这里作为界限分明的独立过程，但在实践中，它们会重叠和彼此相互作用。

    项目采购管理过程包括买方和卖方之间的法律文件——合同。一份合同代表一个对

合同的各方有约束力的协议，规定卖方有义务提供指定的产品、服务或者成果，井规定

买方有义务提供货币或者其他与受益价值相等的报酬。

    ～份采购合同包括条款与付款条件，以及买方所依赖的其他条款，以确定卖方需要

完成的任务或提供的产品。项目管理团队的责任，是在遵守组织采购政策的同时确保所

有采购产品满足项目的具体要求。在不同的应用领域，合同也可被称为协议、规定、分

包合同或采购订单。大多数组织都有书面的政策和具体程序，具体规定了谁可以代表组

织签署与管理协议。

    虽然所有项目文件要经过某种形式的评审和审批，但鉴于合同的法律约束力，通常

意味着合同要经过更为严格的审批过程。在任何情况下，评审和审批过程的主要目标是

确保合同描述的产品、服务或者成果能蟛满足项目的需要。

    在项目的早期，项目管理团队可以寻求合同、采购、法律和技术方面专家的支持。

这种寻求的过程和方式可以由组织的政策来规定。

    与项目采购管理过程有关的各种活动形成了一个合同的生命周期。通过积极地管理

合同生命周期和细致地斟酌合同条款与条件的措词，一些可识别的项目风险能够得以避

免、减轻或者转移给卖方。在管理或者分担潜在风险时，签订产品或者服务合同是转移

责任的一种方法。

    一个复杂的项目可以同时或按顺序管理多个合同或者分包合同。在这种情况下，每

一个合同的生命周期可以在项目生命周期的任何阶段结束。项耳采购管理是从买方—婪

方的角度进行讨论的。对任何一个项目来说，买方—卖方关系存在于多个层面上，在采

购组织的内部或外部的组织之问也存在。

    基于不同的应用领域，卖方也被称为承包商、分包商、销售商、服务商或者供应商。

基于项目采购周期中买方的不同位置，买方有时被称为顾客、客户、总承包商、承包商、

采购组织、政府机构、服务需求方或者采购方。在合同生命周期中，卖方首先作为投标

人，继而作为选中的卖方，之后作为合同的供应商或者销售商。

    如果采购的不仅仅是货架上的材料、货物或通用产品，那么卖方常常将其作为一个

项目来管理。在这种情况下：

    (1)买方成为客户，从而成为卖方的一个关键的项目干系人。

    (2)卖方的项目管理团队关注项目管理的所有过程，不仅仅是本知识领域的这些

过程。

    (3)合同的条款与条件成为卖方许多管理过程的关键输入。合同实际上可以包含这

些输入（例如主要的项目可交付物、关键的里程碑和成本目标），也可以限制项目团队的

选择（例如在有的设计项目中，人员配备的决策往往要征得买主的同意）。

    可以从两个角度讨论采购管理。项目组织可以是产品、服务或成果的买方，也可以

是卖方。

    本章假定项目的买方在项目团队内部，卖方在项目团队的外部。本章也假定在买方

和卖方之间存在一种正式的合同关系。然而，本章大多讨论同样适用于非合同关系的部

门之间的工作。