12.2.2沟通管理计划的主要内容

按照美国项目管理协会的描述，沟通管理计划应该包括以下内容。

(l)项目干系人沟通要求。

(2)对要发布信息的描述，包括格式、内容和详尽程度。

(3)信息接收的个人或组织。

(4)传达信息所需的技术或方法，如备忘录、电子邮件和／或新闻发布等。

(5)沟通频率，如每周沟通等。

(6)上报过程，对下层无法解决的问题，确定问题上报的时间要求和管理链（名称）。

(7)随项目的进展对沟通管理计划更新与细化的方法。

(8)通用词语表。

下面就对与沟通管理计划有关的各部分内容进行详细说明。

1．信息的传递方式

信息的传递有很多种方式，以下是常见的项目内部信息传递方式。

    (1)会议。

    (2)书面通知，包括电子邮件。

    (3)’专设的项目管理软件。

    2．信息收集和文件归档的结构

    根据实施项目公司的管理需要和项目周期的特点，界定项目当中会产生哪些信息，

来自哪些部门，以何种介质存在，对于旧信息如何处理等问题。另外，文件的编码规则

也属于这一范畴。

    可以参考IS09000中对文件和质量记录管理的规定来制定相关条款。

    (1)描述信息发送的对象、时间、方式。

    根据干系人的不同需求，可以制定不同的发送方式，例如：

    ①纸质文件。

    ②电子文件。

    ③正式的商务信函。

    ④传真。

    ⑤会议传达。

    一个系统集成项目的部分干系人沟通需求的描述信息和文档结构如表12-1所示。

(2)项目进展状态报告的格式。

    一般来讲，统一的进展报告应该发送给全体项刚羽队成员，以便成员了解项目的进

度。因此，公司有必要对这一报告制定统一规定的文档模板。项目经理可以根据统一制

定酌模板进行修改，定期发送项目的进展状态报告。

    (3)用于创建和获得信息的日程表。

    结合项目计划，规定谁负责创建、收集和发送关键项目信息。时间表需要项目干系

人全都了解，以提醒他们按照时间表及时创建、接受或者传送项目信息。时间表中要强

调重要时间点，如项目会议的时间、与客户见面的时间等。

    3．项目干系人沟通分析

    在了解和调查干系人之后，就可以根据干系人的需求进行分析和应对，制定干系人

沟通计划。其主要内容是：项目成员可以看到哪些信息，项目经理需要哪些信息，高层

管理者需要哪些信息以及客户需要哪些信息等；文件的访问权限、访问路径以及文件的

接受格式等。

    根据项目团队组织结构确定内部人员的信息浏览权限，还需要考虑客户、客户的领

导层和分包商等关键的干系人的沟通需求。

    项目还应该在初期计划的时候规定好一些主要的沟通规则。例如，哪类事情是由谁

来发布、哪些会议由谁来召集、由谁来发布正式的文档等。

    以上内容都应反映到沟通管理计划中。

    4．更新沟通管理计划的方法

    沟通管理计划也许要更新，当项目不断深入开展时，沟通也许要根据实际需求加以

调整，例如增加干系人、变更沟通文档以及召开临时会议等。