论信息系统项目的风险管理

[摘要]

本文以我所主持的某钢铁厂ERP系统实施项目为实例，探讨了信息系统项目风险管理在项目实施过程中的重要性，并分别论述了风险计划编制、风险识别、风险分析、风险应对计划编制和风险监控等项目风险管理过程在整个项目生命周期内所起的积极作用和实施经验。在该项目中，本人担任实施方的项目经理，主要负责项目计划、组织、协调和管理等工作。该项目投资950万元，于2015年9月启动， 2016年12月验收，历时15个月。项目总体目标为通过实施ERP系统，实现对物流、资金流、信息流一体化的管控，优化企业业务流程，提高企业管理水平。该项目是一个复杂程度高、涉及面广、实施周期长的综合项目。我们科学地运用了信息系统项目风险管理的理论知识和指导方法，有效地保障了项目的顺利实施，较好地达到了项目预期目标。

[正文]

世界经济发展速度放缓、全球钢铁产能过剩、国内外市场竞争加剧。如何在日益严峻的经济形势中求得生存与发展，是钢铁企业必须面对的问题。走新型工业化道路，以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，借助ERP系统增强企业核心竞争力，是现代钢铁企业可持续发展的有效途径。

2015年9月，本人参加了某钢铁厂ERP系统实施项目。在该项目中，本人担任实施方的项目经理，主要负责项目计划、组织、协调和管理等工作。该项目投资950万元，于2015年9月启动， 2016年12月验收，历时15个月。项目目标为通过实施ERP系统，建立一个以销定产、产销一体、管控一体的统一管理平台，实现对物流、资金流、信息流一体化的管控；建立企业标准的财务核算体系，实现财务、业务的一体化处理；通过规范基础管理，优化业务流程，提高企业管理水平，增强企业核心竞争力。项目主要实施财务管理、采购管理、销售管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、成本管理和预算管理等模块以及系统二次开发。

该项目是一个复杂程度高、涉及面广、实施周期长的综合项目。涉及钢铁厂财务部、采购部、销售部、生产部、人力资源部、炼铁厂、炼钢厂、轧钢厂等10多家业主单位；涉及烧结、炼铁、炼钢、轧钢生产工艺、供应链管理、财务管理和人力资源管理等不同领域的专业知识。项目组共23人，由双方项目经理、12名业务人员、1名文档管理员、3名IT人员、4名实施顾问、1名QA工程师组成。

项目风险管理是项目管理中一个非常重要的部分。风险管理主要包括风险计划、风险识别、风险分析、风险应对和风险监控等过程。项目风险管理贯穿于项目的整个过程，良好的风险管理会大大增加项目成功的概率。下面着重从风险计划编制、风险识别、风险分析、风险应对计划编制和风险监控等过程进行简要论述：

1、风险计划编制。古语云：“谋定而后动”。“谋”就是做计划，也就是做事前，要有周密的计划，项目管理也一样。一个完备可行的风险计划是必不可少的。我组织了由钢铁厂项目经理、项目组主要成员、用户代表等项目干系人参与的项目计划会议，制订了项目风险管理计划。计划中描述了风险管理的角色与责任、风险管理的预算与活动、风险类别、以及召开风险评估会议的频次等等，例如每个月召开2次风险评估会议。

2、风险识别。风险识别是确定何种风险可能会对项目产生影响，并把这些风险特征描述出来。风险识别是一个在整个项目中不断重复的过程，我们定期召开项目风险管理会议，进行风险识别。在该项目中，我们主要采取了项目文档评审、头脑风暴、德尔菲法和检查表等方法，找出了此项目主要的风险种类、引起这些风险的主要因素、以及可能会引起的后果，形成了详细的风险记录。主要风险有：计划执行力不强、流程变革的阻力、解决方案与实际业务脱节、培训不到位、基础数据不准确、需求变更过多等等。

3、风险分析。风险分析是对已识别的风险进行优先级排序，以作为进一步风险管理活动的依据。在该项目中，我组织了由钢铁厂项目经理、项目组成员、行业资深顾问参加的风险分析会议，进行了风险评估。评估每个风险的概率水平以及对项目目标造成的影响，风险概率和影响级别分为“非常低”、“低”、“中”、“高”、“非常高”。同时采用了专家判断的方法,结合我公司历史项目的数据，进行风险定量分析，量化地评估项目各项风险，判定最应关注的项目风险。经过排序，风险最高的是基础数据不准确。“三分技术、七分管理、十二分数据”，如果输入系统的数据是垃圾，输出的也必然是垃圾。根据ERP 项目实施经验，造成项目延期，系统不能顺利切换，或系统用不起来，八成是因为基础数据不准确。

4、风险应对计划编制。风险应对计划编制是指开发一些应对方案和措施以提高项目成功的机会、降低项目失败的威胁。根据定性和定量分析的结果，我们对已识别的风险，制订了应对计划。使制定的策略和方法遵循风险应对计划与风险的严重程度相适应、经济有效、可操作、责任落实到人的原则，同时兼顾增加对项目有利的机会、减少对项目的威胁，对不同的风险，采取了不同的策略，比如：基础数据不准确，应对措施是建立标准的数据准备模板、建立数据小组、强力推进数据收集工作、尽早对账、批量数据导入、数据验证；计划执行力不强，应对措施是获得钢铁厂高层经理的支持、建立强矩阵型组织、抽调业务骨干人员、计划落实责任到人、建立项目奖惩制度并严格执行；流程变革的阻力，应对措施是制定完善的变革策略、注意变革的可行性、获得钢铁厂高层经理的支持、加强ERP知识宣传工作；解决方案与实际业务脱节，应对措施是加强业务调研的深度，方案与实际业务紧密结合、模拟运行来验证方案的可行性、高级顾问对业务解决方案进行评估；培训不到位，应对措施是多层次与多角度培训、良好的培训环境，规范的培训考核制度、内容有针对性，将理论、具体的操作与业务流程的培训相结合；需求变更过多，应对措施是充分沟通、规范需求变更流程、书面形式提交申请、分批处理、由变更控制委员会CCB进行变更评审。

5、风险监控。风险监控是在项目的整个生命周期内，跟踪已识别的风险，监视残余风险，识别新的风险，执行风险应对计划，以及评估这些工作的有效性。我们主要采用了偏差分析、项目绩效评估和风险会议等方法对风险进行监控。主要判断：ERP项目风险应对措施是否按计划实施；风险应对措施是否有效，是否需要制定新的措施；风险的状态是否在改变；是否有未识别的风险发生等等。

经过项目团队的共同努力，顺利完成了业务调研、解决方案制定、模块实施、系统测试、上线准备等阶段实施工作，项目于2016年9月成功上线，1个月后抛掉了手工帐，3个月后通过了钢铁厂验收。

回顾历程，应该得益于我们在项目实施过程中科学地运用了信息系统项目风险管理的理论知识及其指导方法，重点做好了风险计划编制、风险识别、风险分析、风险应对计划编制和风险监控等管理工作，有效地保障了项目的顺利实施，较好地达到了项目预期目标。该项目虽然顺利完成实施，但在项目管理过程中也存在一些不足之处，例如：风险识别不够充分，导致有一些风险未有效识别；风险应对计划的备选方案准备不够、风险应对措施考虑不全面等等。在以后的项目管理工作中，我要深化各方的沟通，加强风险识别，多向专家学习，做好风险应对计划，更好地完成项目。