合同管理买卖双方为了同样的目的对合同进行管理。任何一方需要确保对方能正常履约,他们的合法权利就能得到维护。合同管理过程确保卖方的执行符合合同需求,这样买方可以按合同条款去执行。对于拥有多个提供商的大型项目,合同管理的关键是管理不同提供商间的接口。项目团队在管理合同过程中会有一系列的行动,合同关系的法律本质使项目团队必须特别注意这些行动的法律内涵。基于法律上的考虑,许多组织都将合同管理从项目中分离出来作为一项管理职能。即使一个合同由项目团队管理,他们也常常需要向执行组织内的其他职能部门汇报。
合同管理包括对合同关系应用适当的项目管理过程并将这些过程的输出集成到整个项目的管理中。当涉及到管理多个卖方和多项产品或服务时,总是需要多个层面上的集成和协调。项目管理过程可能应用在包括但不限于:
·项目计划执行,在适当时机授权合同方工作
·绩效报告,监控台同方的成本、进度和技术绩效
·质量控制,审查和检验合同方产品是否合适
·变更控制,保证变更能得到适当的批准,相关人员能知晓变更的发生
·风险的监控,确保风险能得到规避或减缓
合同管理还包括财务管理部分。支付条款应在合同中规定,面且应该与项目的具体进展联系在一起。
合同管理过程审核并记录卖方执行合同的绩效,以及所需进行的纠正措旌。同样卖方,也会记录绩效以备将来之用。买方对卖方执行绩效评估首先是用于验证卖方是否具有承担项目中相似工作的能力。当确认卖方没有履行合同义务而买方希望进行一些纠正时也会执行类似的评估。
在合同收尾前任何时候,只要在合同变更控制条款下经双方同意都可以对合同进行修订。这种修订不一定给双方都带来同样的好处。
采购合同的管理主要是达到:
·采购合同的有效执行,项目执行组织在采购合同签订后,应该定时监督和控制供应商的产品供货和相关的服务情况。要督促供应商按时提供产品和服务,保证项目的工期。
·采购产品及服务质量的控制。为了保证这个项目所使用的各项物力、人力资源符合预计的质量要求和标准,项目执行组织应该对来自于供应商的产品和服务进行严格的检查和验收,可以在项目组织中设立质量小组或质量工程师,完成质量的控制工作。