15.1.2信息系统项目相关信息（文档）管理的规则和方法

    管理信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目

泵编写标准和文档管理制度等几个方面。

    (1)文档书写规范。

    管理信息系统的文档资料涉及文本、图形和表格等多种类型，无论是哪种类型的文

档都应该遵循统一的书写规范，包括符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、

注明文档书写人及书写日期等。例如，在程序的开始要用统一的格式包含程序名称、程

序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等。

    (2)图表编号规则。

    在管理信息系统的开发过程中用到很多的图表，对这些图表进行有规则的编号，可

以方便图表的查找。图表的编号一般采用分类结构。根据生命周期法的5个阶段，可以

给出图I5-I所示的分类编号规则。根据该规则，就可以通过图表编号判断该图表出于系

统开发周期的哪一个阶段，属于哪一个文档，文档中的哪一部分内容及第几张图表。

第5、6位，流水码

第3、4位，文档内容

第2位，各阶段的文档

第1位，生命周期法各阶段

图15-1  图表编号规则

    (3)文档目录编写标准。

    为了存档及未来使用的方便，应该编写文档目录。管理信息系统的文档目录中应包

含文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间、

保管人等。文档编号一般为分类结构，可以采用同图表编号类似的编号规则。文档名称

要书写完整规范。格式或载体指的是原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大

型图表、重要文件原件、光盘存档等。

    (4)文档管理制度。

    为了更好地进行信息系统文档的管理，应该建立相应的文档管理制度。文档的管理

制度需根据组织实体的具体情况而定，主要包括建立文档的相关规范、文档借阅记录的

登记制度、文档使用权限控制规则等。建立文档的相关规范是指文档书写规范、图表编

号规则和文档目录编写标准等。文档的借阅应该进行详细的记录，并且需要考虑借阅人

是否有使用权限。在文档中存在商业秘密或技术秘密的情况下，还应注意保密。