12.2沟通管理计划编制

12.2.1墓本概念

    项目经理的大部分时间(80%～90%)都在进行各方面各类型沟通工作，而项目管

理要求沟通是主动和受控的。在讨论项目沟通时，需要考虑沟通模型的各项要素。使用

这些要素与项目干系人进行沟通，通常会面临许多挑战。以技术性很强的跨国项目团队

为侧，一个闭队成员如要成功地与其他国家的另外一个团队成员就技术概念进行沟通，

需要涉及到用适当的语言对信息进行编码、使用各种技术将信息发送井由接收方对信息

进行解码。在此期间产生的任何干扰都会影响信息本意。沟通故障将对项目造成不利

影响。

    美国项目管理协会对沟通管理计划编制过程的描述如下：沟通管理计划编制是确定

项目干系人的信息与沟通需求的过程，即谁需要何种信息、何时需要以及如何向他们传

递。虽然所有项目都有交流项目信息的需要，但信息的需求及其传播方式却彼此大相径

庭。认清项目干系人的信息需求，确定满足这些需求的恰当手段，乃是项目成功的重要

因素。在多数项目中，沟通计划大都是作为项目早期阶段的一部分进行的。但在项目的

整个过程中都应对其结果定期检查，并根据需要进行修改，以保证其继续适用性。沟通

管理计划的编制往往与企业环境因素和组织影响密切相关，因为项目的组织结构对项目

的沟通要求有重大影响。

    在日常实践中，沟通管理计划编制过程一般分为如下几个步骤。

    (l)确定干系人的沟通信息需求，即哪些人需要沟通，谁需要什么信息，什么时候

需要以及如何把信息发送出去。

    (2)描述信息收集和文件归档的结枸。

    (3)发送信息和重要信息的格式，主要指创建信息发送的档案：获得信息的访问

方法。

    通常，沟通计划编制的第一步就是千系人分析，得出项目中沟通的需求和方式，进

而形成较为准确的沟通需求表，然后再针对需求进行计划编制。